groupe-meditation/docs/UTILISATEURS.md

Manuel de l'utilisateur

Application du Groupe Méditation, pour les membres AA, les serviteurs et les membres de l'exécutif.

Ce manuel explique les processus de l'application en langage d'usage. Il ne remplace pas les traditions, les procédures du groupe ou la conscience de groupe; il décrit comment l'application aide à les appliquer.

1. Principes généraux

L'application sert à garder ensemble les informations courantes du groupe :

• les rencontres hebdomadaires;
• les assemblées d'affaires;
• les propositions, décisions, nominations et contributions;
• les collectes, dépenses, réserves et rapports de trésorerie;
• les membres, postes, mandats et permissions;
• la littérature, les jetons, les événements et les rapports.

Chaque membre voit les sections auxquelles il a accès selon ses postes actifs. Un membre peut consulter plusieurs informations du groupe. Les actions qui modifient la vie du groupe ou les finances sont réservées aux membres autorisés, généralement les postes exécutifs.

Le compte Sysadmin sert à l'administration initiale et aux interventions exceptionnelles. Il a tous les accès.

2. Connexion et profil

Se connecter

1. Ouvrir l'application.
2. Choisir le groupe si l'application en présente plusieurs.
3. Saisir son identifiant ou courriel.
4. Saisir son PIN à 4 chiffres.
5. Cocher Se souvenir de moi seulement sur un appareil personnel.
6. Appuyer sur Connexion.

Si la connexion échoue, vérifier l'identifiant, le PIN et le groupe sélectionné. En navigation privée, la session ne réutilise pas les anciens caches ou anciennes données du navigateur.

Se déconnecter

Le bouton Déconnexion est disponible dans l'entête des pages. Sur un appareil partagé, il faut toujours se déconnecter.

Gérer son profil

Le module Profil permet de modifier ses informations personnelles :

• prénom;
• nom;
• téléphone;
• courriel ou identifiant;
• date d'abstinence;
• PIN.

Un membre peut aussi choisir les types de changements pour lesquels il souhaite être notifié, lorsque les notifications sont disponibles sur son appareil.

Notifications

Les notifications push sont optionnelles. Le membre choisit les catégories de changements qui l'intéressent depuis son profil. Les notifications dépendent aussi du navigateur, du téléphone et de l'autorisation donnée par l'utilisateur.

3. Navigation

L'application est organisée par contextes.

Accueil

La page Accueil regroupe ce qu'un membre consulte souvent :

• choses à faire maintenant;
• état général du groupe;
• événements;
• littérature;
• profil;
• modules de consultation.

Rencontres

La page Rencontres sert aux activités de la rencontre hebdomadaire. Les rencontres sont présentées sous forme de tuiles. Une tuile fermée montre l'essentiel : date, heure, sujet et animation. En l'ouvrant, les boutons liés à cette rencontre apparaissent.

Assemblées

La page Assemblées sert aux assemblées d'affaires. Les assemblées sont aussi présentées sous forme de tuiles. Chaque assemblée regroupe les présences, l'ordre du jour, le rapport du trésorier, les décisions, les contributions, les postes à pourvoir et le rapport PDF.

Gestion

La page Gestion regroupe les modules d'administration :

• gestion des membres;
• gestion des postes;
• gestion des mandats;
• paramètres du groupe;
• trésorerie;
• inventaire;
• journal.

Les boutons visibles dépendent des permissions du membre.

4. Rencontres hebdomadaires

Planifier une rencontre

Un membre de l'exécutif peut planifier une rencontre.

1. Aller à Rencontres.
2. Appuyer sur Planifier une rencontre.
3. Choisir une date permise.
4. Renseigner le sujet, l'animateur et les notes utiles.
5. Créer la rencontre.

Les dates offertes respectent le jour de réunion configuré dans les paramètres du groupe. Les dates sont présentées de manière à éviter de choisir accidentellement une mauvaise année.

Modifier une rencontre

Un membre de l'exécutif peut ouvrir une tuile de rencontre et utiliser l'action de modification pour corriger les informations de la rencontre.

Saisir la collecte

Chaque rencontre peut avoir une seule collecte.

1. Ouvrir la tuile de la rencontre.
2. Appuyer sur Collecte.
3. Saisir le montant.
4. Indiquer qui détient l'argent.
5. Enregistrer.

La collecte suit ensuite son processus de confirmation et de réception par le trésorier. Lorsque le trésorier accuse réception, la transaction utilise la date de la collecte.

Saisir une vente

Les ventes de littérature et les ventes de jetons sont saisies depuis la rencontre.

1. Ouvrir la tuile de la rencontre.
2. Appuyer sur Ventes.
3. Choisir le type de vente.
4. Renseigner l'article, la quantité, le montant et le membre qui détient l'argent.
5. Enregistrer.

L'argent d'une vente est traité comme l'argent d'une collecte : il doit être remis au trésorier avant d'entrer dans l'encaisse.

Jetons et gâteaux

Les remises de jetons et les gâteaux servent aux statistiques et à la mémoire du groupe. Elles ne retirent pas automatiquement de jetons de l'inventaire. Seules les ventes de jetons affectent l'inventaire.

Rapport PDF de rencontre

Chaque tuile de rencontre offre un bouton Rapport PDF. Le rapport est destiné à être imprimé au format lettre. Il rassemble les informations associées à la rencontre.

5. Assemblées d'affaires

Planifier une assemblée

Un membre de l'exécutif peut planifier une assemblée d'affaires.

1. Aller à Assemblées.
2. Appuyer sur Planifier une assemblée.
3. Choisir une date permise.
4. Ajouter une note si nécessaire.
5. Créer l'assemblée.

Les dates offertes respectent les paramètres du groupe : jour de réunion et rang de l'assemblée mensuelle, par exemple première, deuxième, troisième, quatrième ou dernière réunion du mois.

Comprendre la tuile d'assemblée

Une tuile d'assemblée contient le résumé de l'assemblée. En l'ouvrant, les sections de travail apparaissent :

• Invitation;
• PV précédent;
• Présences;
• Rapport trésorier;
• Donner au suivant;
• Postes à pourvoir;
• Décisions.

Le bouton Rapport PDF produit le procès-verbal et le rapport imprimable de l'assemblée. Le rapport PDF est le document officiel à consulter ou imprimer.

Invitation à l'assemblée

L'application peut préparer un texte d'invitation à copier-coller. Ce texte contient un lien invité donnant accès à la page de l'assemblée en lecture seule.

Le lien invité :

• ne demande pas d'authentification;
• est contrôlé par une période de validité;
• ne montre pas de lien BBB permanent;
• sert à consulter l'ordre du jour ou les informations de l'assemblée.

Présences

Les présences d'assemblée sont saisies dans la section Présences.

1. Ouvrir la tuile de l'assemblée.
2. Appuyer sur Présences.
3. Cocher les membres présents.
4. Enregistrer.

Une nouvelle saisie remplace la précédente pour cette assemblée.

Procès-verbal précédent

Le procès-verbal précédent peut être consulté depuis l'assemblée courante. S'il n'est pas encore adopté, un exécutif peut le corriger puis l'adopter.

L'adoption demande :

• un proposeur;
• un secondeur;
• le contenu final corrigé au besoin.

L'adoption se fait en une seule étape avec le bouton Adopter.

Rapport du trésorier

Avant de décider les contributions, le groupe doit adopter le rapport du trésorier.

1. Ouvrir la tuile de l'assemblée.
2. Appuyer sur Rapport trésorier.
3. Choisir un proposeur.
4. Choisir un secondeur.
5. Ajouter une correction ou une note si nécessaire.
6. Appuyer sur Adopter le rapport.

Une fois adopté, le rapport est cristallisé : il devient l'historique consultable et imprimable de la période concernée.

Donner au suivant

Les contributions se décident pendant l'assemblée d'affaires.

1. Le rapport du trésorier doit d'abord être adopté.
2. Ouvrir la section Donner au suivant.
3. Choisir le destinataire.
4. Saisir le montant.
5. Choisir la méthode, par exemple chèque ou virement.
6. Choisir le proposeur et le secondeur.
7. Créer l'envoi.

L'application crée alors une décision de type Contribution. La contribution devient un engagement financier. Elle ne modifie pas le solde bancaire tant que le trésorier ne confirme pas le débit dans la trésorerie.

Le destinataire District 87-16 existe par défaut et ne peut pas être supprimé.

Postes à pourvoir pendant l'assemblée

La section Postes à pourvoir affiche les postes vacants.

Pour un poste vacant, un membre peut :

• postuler lui-même;
• proposer un autre membre, si l'interface lui en donne le droit.

Une nomination exige une décision du groupe. Elle demande un proposeur et un secondeur. Une nomination adoptée reçoit un numéro de type NOM.

Décisions pendant l'assemblée

La section Décisions permet de travailler les propositions.

Un membre peut soumettre une proposition avec un objet et des détails. Une proposition n'a pas de type au départ.

Le cycle normal est :

1. proposition soumise;
2. proposition secondée;
3. adoption ou rejet par l'exécutif selon la décision du groupe.

Pour adopter une proposition comme résolution, l'exécutif doit renseigner :

• ÉTANT DONNÉ QUE;
• LE GROUPE A DÉCIDÉ DE.

Pour rejeter une proposition, l'exécutif doit aussi renseigner ÉTANT DONNÉ QUE, afin de conserver la raison historique du rejet.

Une résolution adoptée reçoit un numéro de type RES.

6. Gouvernance et décisions

Le module Gouvernance présente les décisions du groupe.

Soumettre une proposition

1. Aller dans Gouvernance ou dans la section Décisions d'une assemblée.
2. Saisir l'objet de la proposition.
3. Ajouter les détails nécessaires.
4. Soumettre.

L'objet est obligatoire. Les détails servent à comprendre l'intention.

Seconder une proposition

Un membre peut appuyer une proposition avec le bouton Je seconde. Un exécutif peut aussi seconder pour un autre membre depuis une liste déroulante.

Un membre ne doit normalement pas seconder sa propre proposition. Le compte Sysadmin peut le faire pour des interventions administratives ou de démonstration.

Transformer en décision

Une proposition secondée peut devenir une décision du groupe. Les types de décisions sont :

• Résolution, préfixe RES;
• Nomination, préfixe NOM;
• Contribution, préfixe DON.

Les nominations et contributions sont des décisions du groupe avec leurs propres processus.

Historique

L'historique des résolutions permet de consulter les décisions adoptées et leurs détails. Les rapports PDF de résolutions présentent les décisions prises en groupe.

7. Trésorerie

Le module Trésorerie est consultable par les membres selon les permissions. Les actions de modification sont réservées au trésorier ou aux exécutifs.

Page d'accueil de la trésorerie

La page d'accueil présente :

• positions de trésorerie;
• réserves;
• éléments à traiter.

Les positions de trésorerie incluent :

• solde bancaire;
• encaisse;
• disponible;
• engagements;
• réserves.

Le montant de l'encaisse est considéré disponible. Le solde disponible n'est pas une réserve : il correspond au solde bancaire moins les réserves et engagements.

Résultats

La page Résultats présente l'état des résultats pour un mois choisi :

• revenus;
• charges;
• excédent ou déficit.

Le bouton Rapport PDF produit le rapport mensuel. Le rapport PDF utilise l'état des résultats du mois précédent et les positions de trésorerie en date du dernier jour du mois précédent.

Registre

Le registre affiche les transactions, les plus récentes d'abord. Il peut être filtré par mois, année et type de transaction.

Le registre permet de suivre :

• collectes reçues;
• ventes reçues;
• dépenses payées;
• contributions débitées;
• dépôts;
• retraits;
• virements de réserves.

Éléments à traiter

La section À traiter regroupe les mouvements qui attendent une action.

On peut y trouver :

• dépenses soumises;
• dépenses bancaires en attente de débit;
• contributions en attente de débit;
• collectes à recevoir;
• ventes à recevoir.

Tous les membres autorisés peuvent voir ces éléments. Seuls les exécutifs ou le trésorier peuvent confirmer les mouvements.

Dépenses

Un membre peut soumettre une dépense en son nom.

Un exécutif peut soumettre une dépense au nom d'un autre membre.

La date normale est la date de soumission. Le compte Sysadmin peut saisir une date antérieure pour inscrire des informations à posteriori.

Le processus est :

1. le membre soumet la dépense;
2. le trésorier ou l'exécutif la traite;
3. si elle est payée en encaisse, l'encaisse est ajustée immédiatement;
4. si elle est payée par chèque ou virement, elle devient un engagement;
5. le débit bancaire est confirmé plus tard quand il apparaît;
6. la dépense peut être rejetée tant qu'elle n'est pas traitée.

Une dépense bancaire ne peut pas être acceptée si le solde disponible ne le permet pas.

Collectes et ventes reçues

Quand le trésorier reçoit l'argent d'une collecte ou d'une vente, il accuse réception. L'argent entre alors dans l'encaisse.

Pour une collecte, la date de transaction est la date de la collecte.

Dépôts et dons

Un dépôt peut provenir de deux sources :

• l'encaisse;
• un don direct au compte bancaire.

Un dépôt depuis l'encaisse déplace l'argent de l'encaisse vers la banque. Un don direct augmente la banque sans diminuer l'encaisse.

Retraits

Un retrait déplace de l'argent de la banque vers l'encaisse. Il ne doit pas rendre les réserves impossibles à couvrir.

Réserves

Une réserve représente une partie du solde bancaire affectée à un usage précis.

Règles importantes :

• une réserve se crée à zéro;
• son montant ne se modifie pas directement;
• les changements passent par un virement;
• une réserve ne peut être supprimée que si son solde est zéro;
• le total des réserves ne doit pas dépasser le solde bancaire.

Virements entre réserves

La fonction Virement permet de déplacer un montant :

• du disponible vers une réserve;
• d'une réserve vers le disponible;
• d'une réserve vers une autre réserve.

Ces mouvements sont virtuels, mais ils apparaissent au registre pour conserver l'historique.

8. Postes, mandats et permissions

Postes à pourvoir

Le module Postes à pourvoir affiche les postes disponibles sous forme de tuiles.

En ouvrant un poste, le membre peut voir :

• description;
• candidats;
• bouton Postuler;
• bouton Proposer.

Postuler sert à proposer sa propre candidature. Proposer sert à proposer un autre membre.

Gestion des postes

La gestion des postes permet aux exécutifs de définir la structure de service du groupe.

Pour chaque poste, on peut gérer :

• nom;
• catégorie;
• description;
• attentes;
• permissions;
• abolition ou réactivation.

Le bouton Permissions permet d'associer ou dissocier les modules accessibles à un poste. Les permissions d'un membre viennent de ses postes actifs.

Gestion des mandats

La gestion des mandats sert à suivre les affectations :

• qui occupe quel poste;
• depuis quelle date;
• quel mandat est terminé;
• quelles rotations sont prévues.

Terminer un mandat conserve l'historique. Une nouvelle affectation peut ensuite être créée.

9. Membres

Gestion des membres

Les exécutifs peuvent gérer les membres :

• consulter les membres actifs, inactifs et anonymisés;
• créer un compte pour un membre;
• générer des invitations;
• désactiver ou réactiver le droit de connexion d'un membre;
• corriger certaines informations;
• utiliser les actions administratives permises.

Le droit à l'oubli est distinct de la désactivation. Il conserve l'ID et le prénom pour préserver l'historique, mais efface ou neutralise les autres renseignements personnels et empêche toute réactivation du compte.

Le compte Sysadmin est protégé contre la désactivation et le droit à l'oubli.

Invitations de membres

Une invitation permet à un nouveau membre de créer son compte. Le code d'invitation expire et ne peut servir qu'une seule fois.

Impersonification

Le compte Sysadmin peut impersonifier un membre pour diagnostiquer, corriger ou démontrer une situation. Les actions restent journalisées avec l'information d'impersonification.

10. Littérature et jetons

Consulter la littérature

Le module Littérature affiche le catalogue :

• titre;
• catégorie;
• prix;
• quantité;
• alertes de stock bas.

Gérer l'inventaire

Le responsable de la littérature ou l'exécutif peut :

• ajouter un titre;
• modifier un titre;
• ajuster les quantités;
• suivre les stocks.

L'inventaire initial peut être chargé depuis le fichier de prix prévu au déploiement.

Ventes de littérature

Les ventes sont saisies lors d'une rencontre. Une vente diminue l'inventaire et crée un montant à remettre au trésorier. Lorsque le trésorier reçoit l'argent, l'encaisse est mise à jour.

Jetons

Les remises de jetons servent aux statistiques. Les ventes de jetons affectent l'inventaire. Les commandes suggérées s'appuient sur l'utilisation récente.

11. Événements et calendrier

Le module Événements affiche :

• anniversaires de sobriété;
• événements créés par le groupe;
• événements passés et futurs.

Les filtres peuvent être combinés. Les exécutifs peuvent créer ou supprimer des événements.

Le calendrier permet aussi de consulter certains éléments liés aux serviteurs et au district, selon les modules disponibles.

12. Rapports PDF

Les rapports PDF servent à imprimer ou archiver les informations du groupe.

Les rapports importants sont :

• rapport de rencontre;
• rapport d'assemblée d'affaires;
• rapport de trésorerie;
• registre des résolutions;
• rapports disponibles selon les modules actifs.

Le rapport d'assemblée d'affaires tient lieu de procès-verbal imprimable. Il reprend les intrants de l'assemblée.

Le rapport de trésorerie présente les résultats du mois précédent et les positions de trésorerie à la fin de ce mois.

13. Journal

Le journal conserve les actions modificatrices faites dans l'application.

Il aide à répondre aux questions :

• qui a fait quoi;
• quand l'action a été faite;
• depuis quel chemin de l'application;
• avec quel résultat technique.

Le journal présente deux niveaux : l'historique métier, qui explique les changements importants en langage courant, et le journal technique, qui montre les appels API enregistrés.

Les consultations simples ne sont pas journalisées comme actions modificatrices. Le journal est réservé aux exécutifs.

14. Modifications simultanées

Il peut arriver que deux membres exécutifs travaillent sur la même information en même temps.

Pour éviter qu'une personne écrase sans le savoir le travail d'une autre, l'application vérifie la version de certaines données sensibles au moment de l'enregistrement :

• décisions et propositions;
• procès-verbaux;
• collectes;
• dépenses;
• contributions à débiter;
• réserves;
• destinataires de contributions;
• rencontres;
• inventaire de littérature.

Si une donnée a changé pendant qu'elle était ouverte à l'écran, l'application refuse l'enregistrement et demande de recharger les données. Dans ce cas, il faut revenir à la liste ou recharger la page, relire l'information à jour, puis refaire l'action si elle est encore pertinente.

Le journal permet ensuite de voir qui a effectué les changements.

15. Paramètres du groupe

Les paramètres du groupe définissent notamment :

• nom du groupe;
• coordonnées;
• jour de réunion;
• heure de réunion;
• rang de l'assemblée d'affaires mensuelle.

Ces paramètres influencent les dates offertes dans les rencontres, assemblées et collectes. Une mauvaise configuration peut rendre certaines dates indisponibles.

16. Données de démonstration et remise à zéro

Le compte Sysadmin dispose d'actions spéciales pour l'administration :

• remettre la base de données à zéro;
• initialiser une base fictive de démonstration.

Ces actions effacent les données courantes. Elles sont prévues pour les tests, les démonstrations ou les environnements non productifs. Elles ne doivent pas être utilisées sur une base en production sans décision explicite.

17. Bonnes pratiques

• Utiliser l'application sur un appareil personnel lorsque possible.
• Se déconnecter sur un appareil partagé.
• Vérifier la date avant de saisir une rencontre, une assemblée ou une collecte.
• Utiliser les rapports PDF pour les documents imprimés.
• Ne pas contourner la conscience de groupe : les décisions importantes doivent passer par proposition, secondeur et adoption.
• Saisir les remises d'argent dès que possible afin que l'encaisse et les rapports restent fiables.
• Garder les postes et permissions à jour pour que chaque membre voie les bons modules.
• Consulter le journal en cas de doute sur une modification.

18. Résumé des principaux processus

Proposition vers résolution

1. Un membre soumet une proposition.
2. Un membre la seconde.
3. L'exécutif renseigne les sections décisionnelles.
4. Le groupe adopte ou rejette.
5. L'application conserve l'historique.

Nomination

1. Un poste est disponible.
2. Un membre postule ou est proposé.
3. Une nomination est décidée par le groupe.
4. L'application crée la décision NOM.
5. Le mandat est actif ou refusé selon le traitement.

Contribution

1. Le rapport du trésorier est adopté.
2. Le groupe décide une contribution.
3. L'application crée une décision DON.
4. La contribution devient un engagement.
5. Le trésorier confirme le débit bancaire.

Collecte

1. La collecte est saisie pour une rencontre.
2. Le montant est confirmé.
3. Le trésorier reçoit l'argent.
4. L'encaisse est mise à jour.

Dépense

1. Un membre soumet une dépense.
2. Le trésorier ou l'exécutif la traite.
3. Elle est payée par encaisse ou engagée par banque.
4. Le débit bancaire est confirmé si nécessaire.
5. Le registre conserve la transaction.

Réserve

1. Une réserve est créée à zéro.
2. Un virement affecte de l'argent à la réserve.
3. Les mouvements sont historisés.
4. La réserve peut être supprimée seulement si son solde revient à zéro.