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Guide utilisateur

Application du Groupe Méditation pour les membres, les serviteurs et l'exécutif du groupe.

Ce guide explique quoi faire dans l'application, sans détails techniques.

1. Accéder à l'application

Se connecter

1. Ouvrir l'application dans le navigateur.
2. Choisir le groupe si plusieurs groupes sont affichés.
3. Entrer son courriel.
4. Entrer son PIN à 4 chiffres.
5. Cocher Se souvenir de moi seulement sur un appareil personnel.
6. Appuyer sur Connexion.

Si Se souvenir de moi n'est pas coché, la session reste limitée à l'onglet ou à la session du navigateur.

Créer son compte

Un nouveau membre doit avoir un code d'invitation.

1. Sur l'écran de connexion, choisir J'ai un code d'invitation.
2. Entrer le code reçu.
3. Entrer les informations demandées.
4. Choisir un PIN à 4 chiffres.
5. Valider l'inscription.

Le code d'invitation ne peut être utilisé qu'une seule fois et expire automatiquement.

Se déconnecter

Depuis l'accueil, appuyer sur Déconnexion.

2. Page d'accueil

L'accueil affiche les modules disponibles pour le membre connecté.

Les modules sont regroupés en trois sections :

• Mes tâches : saisies et actions liées au poste du membre.
• Consultation : modules accessibles à tous les membres.
• Gestion : modules réservés à l'exécutif ou aux postes autorisés.

Les accès dépendent des postes actifs du membre. Ils peuvent être ajustés dans Gestion des postes.

3. Modules de consultation

Rapports PDF

Permet de consulter ou produire les rapports du groupe :

• finances;
• procès-verbaux;
• résolutions;
• rapports disponibles selon les données enregistrées.

Événements

Affiche les événements du groupe et du district :

• anniversaires de sobriété;
• événements créés par l'exécutif;
• résolutions adoptées.

Les événements passés et futurs sont affichés. Les filtres peuvent être combinés : anniversaires, événements, résolutions.

Les membres de l'exécutif peuvent créer un événement.

Littérature

Permet de consulter l'inventaire de littérature :

• titres disponibles;
• prix;
• quantités;
• alertes de stock bas.

Gouvernance

Permet de suivre les propositions non terminées, de soumettre une nouvelle proposition, de seconder une proposition non secondée, et de consulter l'historique des résolutions.

Une proposition n'a pas de type lors de sa soumission. Les membres de l'exécutif peuvent transformer une proposition secondée en résolution, ou rejeter une proposition en cours. L'application exige alors de remplir les sections « ÉTANT DONNÉ QUE » et « LE GROUPE A DÉCIDÉ DE ».

Mon profil

Permet de modifier :

• prénom;
• nom;
• téléphone;
• courriel;
• date d'abstinence;
• PIN.

Un courriel déjà utilisé dans le même groupe ne peut pas être repris.

Une proposition suit normalement ce cycle :

1. proposée;
2. secondée;
3. transformée en résolution par l'exécutif.

Une proposition adoptée devient une résolution numérotée.

Postes à pourvoir

Permet de consulter les postes vacants et de proposer sa candidature.

Si un membre est nominé à un poste, il peut accepter ou refuser la nomination.

Trésorerie

La page d'accueil du module affiche l'état des résultats : revenus, charges et excédent ou déficit pour un mois donné. Le bouton Télécharger le PDF génère le rapport mensuel à présenter au groupe.

L'écran affiche aussi la position courante de trésorerie :

• solde bancaire;
• encaisse;
• montant disponible;
• montants engagés;
• réserves;
• dernières collectes et dépenses.

Les membres peuvent consulter l'état des résultats et le registre. Les boutons qui modifient les données de trésorerie sont réservés aux postes exécutifs.

4. Modules de saisie

Rencontre hebdomadaire

Formulaire regroupé pour les données de la réunion régulière : thème, annonces, collecte, jeton et vente de littérature. Les sections non remplies sont ignorées.

Collecte 7e Tradition

Ce module est réservé aux postes exécutifs.

Permet de saisir une collecte.

Règles importantes :

• la collecte doit être associée à une date de réunion;
• il ne peut pas y avoir deux collectes pour la même date;
• un autre membre doit confirmer le montant;
• le trésorier doit accuser réception si la collecte n'est pas déjà reçue automatiquement.

Le module offre aussi une liste des collectes existantes.

Dépense

Permet à un membre de soumettre une dépense en son nom. Un membre de l'exécutif peut aussi soumettre une dépense au nom d'un autre membre.

La date de la dépense est la date de soumission.

La dépense n'est pas considérée comme payée tant que le trésorier ne l'a pas confirmée.

Le trésorier choisit la méthode :

• COLLECTE : payé depuis l'encaisse;
• CHEQUE ou VIREMENT : engagement à confirmer lorsque le débit apparaît.

Une dépense soumise peut aussi être rejetée. Dans ce cas, elle est supprimée.

5. Trésorerie

Module réservé au trésorier ou aux postes autorisés.

Soldes

Affiche :

• solde en banque;
• encaisse;
• montant disponible;
• réserves;
• engagements non débités;
• argent encore en circulation.

Réceptions

Permet de traiter :

• collectes à recevoir;
• ventes de littérature remises au trésorier;
• contributions à confirmer comme débitées.

Registre

Affiche les transactions financières.

On peut filtrer par :

• mois;
• année;
• type de transaction.

Types disponibles :

• collectes;
• ventes de littérature;
• dépenses;
• contributions;
• dépôts bancaires;
• retraits bancaires.

Réserves et opérations

Dans l'onglet Opérations, il est possible de créer, modifier et supprimer les réserves.

Règle importante : le total des réserves ne peut jamais dépasser le solde en banque.

Permet d'enregistrer :

• un dépôt provenant de l'encaisse;
• un don déposé directement à la banque;
• un retrait : transfert de la banque vers l'encaisse;
• un virement entre réserves.

Un dépôt provenant de l'encaisse ne peut pas dépasser l'encaisse disponible. Un don augmente directement le solde bancaire et apparaît dans les revenus de l'état des résultats.

6. Envoi contributions

Module réservé au trésorier.

Permet d'enregistrer une contribution vers :

• district;
• région;
• BSG;
• intergroupe.

Le module demande :

• destination;
• montant;
• méthode;
• proposeur;
• secondeur.

Lors de l'enregistrement, l'application crée une résolution de type contribution.

La contribution ne modifie pas les soldes immédiatement. Elle doit être confirmée comme débitée dans Trésorerie pour que le solde bancaire soit mis à jour.

7. Procès-verbal, présences et rapport RSG

Assemblée d'affaires

Formulaire regroupé pour créer ou sélectionner une assemblée, noter les présences et rédiger le procès-verbal.

Rédiger PV

Permet de préparer un procès-verbal de réunion d'affaires.

Les propositions secondées et les décisions peuvent alimenter le contenu du PV.

Présences

Permet de noter les membres présents à une réunion d'affaires.

Rapport RSG

Permet au RSG ou au RSG substitut de saisir un rapport destiné au groupe.

8. Littérature et jetons

Vente littérature

Permet d'enregistrer une vente.

Quand une vente est enregistrée :

• le stock est ajusté;
• le montant devient à remettre au trésorier;
• le trésorier confirme ensuite la réception dans Trésorerie.

Ajuster inventaire

Permet au responsable de la littérature d'ajuster les quantités ou d'ajouter des éléments.

Remise jeton

Permet d'enregistrer une remise de jeton.

Commander jetons

Permet de préparer ou suivre les commandes de jetons.

9. Gestion des membres

Module réservé à l'exécutif ou aux postes autorisés.

Permet de :

• voir les membres actifs;
• consulter une fiche membre;
• générer un code d'invitation;
• copier ou partager le code;
• désactiver un membre;
• appliquer le droit à l'oubli.

Désactiver un membre

Le membre ne peut plus se connecter, mais son historique demeure.

Droit à l'oubli

Les données personnelles du membre sont anonymisées. Cette action est irréversible.

10. Gestion des mandats

Regroupe les actions liées aux mandats :

• affecter un poste;
• terminer un mandat;
• planifier les rotations.

Affecter un poste

Une affectation demande :

• le membre;
• le poste;
• la date de début;
• un proposeur;
• un secondeur.

Une affectation crée automatiquement une résolution adoptée de type nomination.

Terminer un mandat

Permet de fermer un mandat actif.

La fin d'un mandat n'est pas automatique. Elle doit être enregistrée manuellement.

11. Gestion des postes

Permet de :

• créer des postes;
• abolir des postes;
• gérer les candidatures;
• contrôler les accès aux modules selon les postes.

Les accès ne sont pas accordés directement aux personnes : ils passent par les postes.

12. Paramètres du groupe

Permet de modifier les informations générales :

• nom;
• district;
• région;
• adresse;
• jour de réunion;
• heure;
• format.

13. Bonnes pratiques

• Utiliser son propre compte, jamais celui d'un autre membre.
• Ne pas partager son PIN.
• Se déconnecter sur un appareil partagé.
• Saisir les collectes et dépenses dès que possible.
• Confirmer les débits seulement lorsque l'argent est réellement sorti du compte.
• Enregistrer les dépôts quand l'encaisse est réellement déposée à la banque.
• Garder les réserves à jour.
• Utiliser les propositions et résolutions pour conserver une trace claire des décisions.

14. Problèmes fréquents

Je ne peux pas me connecter

Vérifier :

• le bon groupe est sélectionné;
• le courriel est exact;
• le PIN contient 4 chiffres;
• le compte n'a pas été désactivé.

Je ne vois pas un module

Les modules dépendent des postes et des accès configurés.

Demander à l'exécutif de vérifier :

• vos mandats actifs;
• les accès du poste dans Gestion des postes.

Le dépôt est refusé

Si le dépôt provient de l'encaisse, son montant dépasse probablement l'encaisse disponible.

Une réserve est refusée

Le total des réserves dépasserait le solde en banque.

Une contribution ou dépense ne change pas le solde

Elle doit être confirmée comme débitée dans Trésorerie.

Une collecte ne peut pas être saisie

Causes possibles :

• date hors jour de réunion;
• collecte déjà enregistrée pour cette date;
• date future.

15. Règles importantes de l'application

• Les données sont séparées par groupe.
• Un membre se connecte avec son courriel et son PIN.
• Les actions financières sensibles sont réservées au trésorier ou à l'exécutif.
• Les résolutions adoptées sont numérotées automatiquement.
• Les mandats ne se terminent pas seuls.
• Les accès aux modules sont contrôlés par les postes.