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Document 11 : Modèles de Résolutions Corporatives
L'Alliance Boréale — Outils Juridiques pour Conseils d'Administration
Version : 1.0
Date : 20 octobre 2025
Statut : Modèles juridiques prêts à l'emploi
Juridiction : Province de Québec, Canada
⚖️ NOTE JURIDIQUE
Ces modèles sont conformes aux pratiques corporatives québécoises. Il est recommandé de les faire réviser par votre conseiller juridique avant utilisation, particulièrement pour les coopératives et OBNL qui ont des exigences spécifiques.
📋 Table des matières
- Introduction et Contexte Juridique
- Modèle 1 : Résolution d'Adhésion à L'Alliance Boréale
- Modèle 2 : Résolution de Demande de Label
- Modèle 3 : Résolution de Contribution Financière Exceptionnelle
- Modèle 4 : Résolution de Désignation de Représentant
- Modèle 5 : Résolution de Retrait de L'Alliance
- Modèle 6 : Résolution de Contestation et Médiation
- Modèle 7 : Résolution d'Approbation de Contribution (Code/Outils)
- Modèle 8 : Résolution d'Allocation Budgétaire pour Conformité
- Modèle 9 : Résolution de Modification du Représentant Légal
- Modèle 10 : Résolution d'Autorisation d'Audit
- Checklist de Conformité des Résolutions
- Conservation et Archivage
- FAQ Juridique
1. Introduction et Contexte Juridique
1.1 Qu'est-ce qu'une résolution corporative ?
Une résolution corporative est une décision formelle prise par le conseil d'administration (CA) ou les membres/actionnaires d'une organisation, consignée par écrit dans le registre des résolutions.
Valeur juridique :
- Lie l'organisation légalement
- Autorise les dirigeants à agir au nom de l'organisation
- Fait preuve en cas de litige
- Requise pour certains actes (adhésion à une fédération, signature de contrats, etc.)
1.2 Cadre légal québécois
Selon la forme juridique :
| Type d'organisation | Loi applicable | Organe décisionnel |
|---|---|---|
| Corporation (Inc.) | Loi sur les sociétés par actions (LSA) | Conseil d'administration |
| Coopérative | Loi sur les coopératives | Conseil d'administration + Assemblée générale |
| OBNL | Loi sur les compagnies (Partie III) | Conseil d'administration |
| Entreprise individuelle | Code civil du Québec | Propriétaire unique (pas de CA) |
1.3 Exigences formelles
Une résolution valide doit contenir :
✅ Identification : Nom légal de l'organisation, NEQ
✅ Date et lieu : De la réunion ou de la résolution écrite
✅ Quorum : Présence du nombre minimal d'administrateurs
✅ Objet : Description claire de la décision
✅ Vote : Résultat du vote (pour/contre/abstentions)
✅ Signatures : Président et secrétaire (minimum)
✅ Numéro : Numérotation séquentielle (recommandé)
1.4 Types de résolutions
a) Résolution en réunion (Board Meeting)
- Adoptée lors d'une réunion du CA
- Requiert un quorum (habituellement majorité des administrateurs)
- Consignée au procès-verbal
- Vote à majorité simple (sauf statuts/règlements différents)
b) Résolution écrite circulaire (Written Consent)
- Signée par TOUS les administrateurs
- Équivalente à une résolution en réunion
- Plus rapide (pas de convocation requise)
- Valide au Québec selon LSA et Loi sur les coopératives
c) Résolution d'assemblée générale
- Pour coopératives et OBNL : certaines décisions requièrent approbation des membres
- Exemples : Modification des statuts, dissolution, fusion
1.5 Quand une résolution est-elle requise pour L'Alliance ?
Obligatoire :
- ✅ Adhésion initiale (signature du contrat)
- ✅ Demande de label (engagement de conformité)
- ✅ Retrait volontaire (résiliation du contrat)
- ✅ Contribution financière exceptionnelle (> 2× cotisation annuelle)
Recommandé :
- 📋 Désignation/changement de représentant
- 📋 Autorisation d'audit par un pair
- 📋 Approbation de contributions en code/outils
- 📋 Allocation budgétaire pour mise en conformité
Optionnel :
- 🔵 Participation à des groupes de travail
- 🔵 Co-signature d'une lettre ouverte
- 🔵 Organisation d'événements
2. Modèle 1 : Résolution d'Adhésion à L'Alliance Boréale
2.1 Version réunion du CA
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RÉSOLUTION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION
[NOM LÉGAL DE L'ORGANISATION]
NEQ : [______]
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RÉSOLUTION N° : CA-2025-___
OBJET : Adhésion à L'Alliance Boréale — Fédération Libre de Coopération
Numérique
DATE : Le _____ jour de _____________ 2025
LIEU : [Adresse du siège social ou "Par visioconférence"]
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PRÉSENTS (constituant le quorum) :
M./Mme [Nom Prénom], [Titre/Poste]
M./Mme [Nom Prénom], [Titre/Poste]
M./Mme [Nom Prénom], [Titre/Poste]
ABSENTS :
M./Mme [Nom Prénom], [Titre/Poste] (motif : ____________)
───────────────────────────────────────────────────────────────────────
ATTENDU QUE :
1. [Nom de l'organisation] est une [corporation/coopérative/OBNL] dûment
constituée selon les lois du Québec;
2. L'organisation partage les valeurs de souveraineté numérique, de
logiciels libres, de respect de la vie privée, de sobriété technologique
et de coopération distribuée;
3. L'Alliance Boréale est une fédération libre regroupant des organisations
du numérique éthique du Nord, offrant des services techniques communs,
un label de conformité et une gouvernance sociocratique;
4. L'adhésion à L'Alliance Boréale permettra à l'organisation de bénéficier
de l'interconnexion VPN, des services DNS fédérés, de l'identité unique
(SSO), du partage d'outils et de l'entraide entre pairs;
5. L'organisation a été parrainée par [Nom du Sponsor] (membre ID: [xxx-NNN])
et a obtenu l'approbation du Cercle Stratégique de L'Alliance Boréale
lors de sa réunion du [date];
6. Le Contrat d'Adhésion Type v1.0 a été révisé par le conseil et jugé
conforme aux intérêts de l'organisation;
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IL EST PROPOSÉ PAR : [Nom de l'administrateur proposant]
APPUYÉ PAR : [Nom de l'administrateur appuyant]
ET RÉSOLU À L'UNANIMITÉ [ou : À LA MAJORITÉ - X pour, Y contre, Z abstentions] :
1. QUE l'organisation adhère à la fédération "L'Alliance Boréale" en tant
que membre fédéré, sous réserve d'une période de probation de 90 jours;
2. QUE l'organisation accepte et s'engage à respecter :
a) La Charte fondatrice de L'Alliance Boréale (v1.0)
b) Le Règlement de régie interne de L'Alliance Boréale (v1.0)
c) Le Cadre de conformité et label de prestige (v1.0)
d) Toutes résolutions dûment adoptées par le Cercle Stratégique
3. QUE l'organisation s'engage à maintenir les exigences minimales du
label Bronze (60/100 points) et à viser l'amélioration continue;
4. QUE M./Mme [Nom Prénom], [Titre], soit autorisé(e) à signer le Contrat
d'Adhésion Type v1.0 au nom de l'organisation, ainsi que tous documents
connexes nécessaires à l'adhésion;
5. QUE l'organisation s'engage à payer la cotisation annuelle selon le
niveau de label obtenu :
- Probation (3 premiers mois) : 250 $ CAD (pro-rata)
- Bronze : 500 $ CAD/an
- Argent : 750 $ CAD/an
- Or : 1 000 $ CAD/an
- Platine : 1 500 $ CAD/an
6. QUE l'organisation accepte l'allocation du bloc IPv4 privé 10.[N].0.0/16
qui lui sera attribué par L'Alliance et s'engage à l'utiliser conformément
aux standards techniques;
7. QUE M./Mme [Nom Prénom], [Titre], soit désigné(e) comme représentant
officiel de l'organisation auprès du Cercle Stratégique de L'Alliance,
avec pouvoir de voter sur toutes les décisions;
8. QUE les contacts suivants soient communiqués à L'Alliance pour inscription
au Registraire :
- Contact légal : [email]
- Contact sécurité : [email]
- Contact NOC (opérations) : [email]
- Contact vie privée : [email]
9. QUE la présente résolution soit transmise à L'Alliance Boréale dans les
7 jours suivant son adoption, accompagnée d'une copie certifiée conforme;
10. QUE toute résolution antérieure incompatible avec la présente soit et
demeure révoquée.
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ADOPTÉE ce _____ jour de _____________ 2025.
___________________________ ___________________________
[Nom], Président(e) du CA [Nom], Secrétaire du CA
Signature Signature
CERTIFIÉE CONFORME :
___________________________
[Nom], Secrétaire du CA
Date : _____________
[Sceau corporatif, si applicable]
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2.2 Version résolution écrite circulaire
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RÉSOLUTION ÉCRITE CIRCULAIRE DES ADMINISTRATEURS
[NOM LÉGAL DE L'ORGANISATION]
NEQ : [______]
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RÉSOLUTION N° : CA-2025-___
OBJET : Adhésion à L'Alliance Boréale
DATE : Le _____ jour de _____________ 2025
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Les soussignés, étant TOUS les administrateurs de [Nom de l'organisation],
adoptent par les présentes, sans réunion, la résolution suivante conformément
à [l'article XX des règlements généraux / la Loi sur les sociétés par actions] :
[MÊME CONTENU QUE CI-DESSUS : ATTENDU QUE... IL EST RÉSOLU...]
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SIGNATURES DE TOUS LES ADMINISTRATEURS :
_________________________ Date : __________
[Nom 1], Administrateur
_________________________ Date : __________
[Nom 2], Administrateur
_________________________ Date : __________
[Nom 3], Administrateur
[etc. - TOUS les administrateurs doivent signer]
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2.3 Pièces à joindre
Lors de la transmission à L'Alliance, inclure :
- Copie certifiée de la résolution (signée par le secrétaire)
- Certificat de statut (registraire des entreprises - < 6 mois)
- Statuts constitutifs (lettres patentes, articles d'incorporation)
- Liste des administrateurs en poste
- Preuve d'assurance responsabilité civile (si souscrite)
- Clé PGP publique du représentant désigné
3. Modèle 2 : Résolution de Demande de Label
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RÉSOLUTION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION
[NOM LÉGAL DE L'ORGANISATION]
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RÉSOLUTION N° : CA-2025-___
OBJET : Demande d'Attribution du Label Boréal [Bronze/Argent/Or/Platine]
DATE : Le _____ jour de _____________ 2025
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ATTENDU QUE :
1. L'organisation est membre actif de L'Alliance Boréale depuis le [date];
2. L'organisation a complété son auto-évaluation de conformité selon les
6 domaines du Cadre de Conformité et Label de Prestige v1.0 :
- Gouvernance & éthique : [X]/5 points
- Sécurité de l'information : [X]/5 points
- Vie privée & Loi 25 : [X]/5 points
- Interopérabilité & fédération : [X]/5 points
- Opérations & résilience : [X]/5 points
- Sobriété numérique : [X]/5 points
TOTAL : [XX]/30 points ([XX]%)
3. L'organisation estime remplir les conditions pour le label [niveau visé];
4. Un audit pair-à-pair par un membre auditeur désigné est requis pour
valider la conformité et attribuer le label;
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IL EST RÉSOLU :
1. QUE l'organisation demande officiellement l'attribution du label
"Boréal [Bronze/Argent/Or/Platine]" auprès du Cercle Éthique &
Conformité de L'Alliance Boréale;
2. QUE l'organisation accepte de se soumettre à un audit pair-à-pair
complet effectué par un membre auditeur désigné par le Cercle Éthique
& Conformité;
3. QUE l'organisation s'engage à :
a) Fournir toutes les preuves de conformité requises (documents,
configurations, accès en lecture seule aux systèmes, etc.)
b) Collaborer de bonne foi avec l'auditeur
c) Implémenter les recommandations d'amélioration dans les délais convenus
d) Maintenir les exigences du label obtenu pour toute sa durée de validité
4. QUE l'organisation autorise la publication de sa fiche au Registraire
avec le niveau de label obtenu, incluant le score global et la date
d'expiration;
5. QUE l'organisation s'engage à utiliser le badge et la marque "Label
Boréal [niveau]" conformément à la Charte Graphique officielle de
L'Alliance, et à cesser immédiatement tout usage en cas de suspension
ou de perte du label;
6. QUE M./Mme [Nom Prénom], [Titre], soit autorisé(e) à coordonner l'audit
avec l'auditeur désigné et à signer le rapport d'audit au nom de
l'organisation.
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ADOPTÉE ce _____ jour de _____________ 2025.
___________________________ ___________________________
[Nom], Président(e) [Nom], Secrétaire
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4. Modèle 3 : Résolution de Contribution Financière Exceptionnelle
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RÉSOLUTION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION
[NOM LÉGAL DE L'ORGANISATION]
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RÉSOLUTION N° : CA-2025-___
OBJET : Contribution Financière Exceptionnelle à L'Alliance Boréale
DATE : Le _____ jour de _____________ 2025
───────────────────────────────────────────────────────────────────────
ATTENDU QUE :
1. L'Alliance Boréale a proposé un projet d'infrastructure commune / de
développement prioritaire / d'événement collectif [décrire le projet];
2. Le Cercle Stratégique a approuvé ce projet par consentement sociocratique
lors de sa réunion du [date] (Résolution ID: 2025-[NNN]);
3. Le budget total du projet est estimé à [montant] $ CAD, réparti entre
[nombre] membres contributeurs;
4. La contribution demandée à l'organisation est de [montant] $ CAD, soit
[X]% du budget total ou [montant] par membre;
5. Le projet apportera les bénéfices suivants à l'organisation :
[énumérer les bénéfices];
6. Le budget de l'organisation permet cette contribution sans compromettre
ses opérations courantes;
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IL EST RÉSOLU :
1. QUE l'organisation contribue une somme de [montant] $ CAD (plus taxes
applicables) au financement du projet [nom du projet] de L'Alliance
Boréale;
2. QUE cette contribution soit payée selon les modalités suivantes :
[ ] Paiement unique à la signature
[ ] Paiement en [nombre] versements de [montant] $ CAD chacun
[ ] Autre : ___________________________________________
3. QUE cette contribution soit prélevée sur le budget [nom du poste
budgétaire] de l'exercice fiscal [année];
4. QUE le directeur des finances / trésorier soit autorisé à effectuer
le(s) paiement(s) selon l'échéancier convenu;
5. QUE l'organisation demande à L'Alliance Boréale :
[ ] Une reconnaissance publique de sa contribution (logo, communiqué)
[ ] Un rapport d'utilisation des fonds dans les 6 mois
[ ] Accès prioritaire aux fonctionnalités développées
[ ] Autre : ___________________________________________
6. QUE, si le projet n'est pas réalisé ou si les fonds ne sont pas
entièrement utilisés, l'organisation demande :
[ ] Le remboursement de la portion non utilisée
[ ] Le transfert des fonds à un autre projet de l'Alliance
[ ] Le crédit pour la cotisation de l'année suivante
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ADOPTÉE ce _____ jour de _____________ 2025.
___________________________ ___________________________
[Nom], Président(e) [Nom], Trésorier(ère)
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5. Modèle 4 : Résolution de Désignation de Représentant
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RÉSOLUTION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION
[NOM LÉGAL DE L'ORGANISATION]
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RÉSOLUTION N° : CA-2025-___
OBJET : Désignation/Changement de Représentant auprès de L'Alliance Boréale
DATE : Le _____ jour de _____________ 2025
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ATTENDU QUE :
1. L'organisation est membre actif de L'Alliance Boréale;
2. Selon l'article 6.2 du Contrat d'Adhésion, chaque membre doit désigner
un représentant officiel auprès du Cercle Stratégique, avec pouvoir
de voter sur les décisions;
3. [CHOISIR L'UNE DES OPTIONS CI-DESSOUS]
OPTION A - Désignation initiale :
L'organisation n'a pas encore désigné de représentant permanent;
OPTION B - Changement de représentant :
M./Mme [Nom de l'ancien représentant], précédemment désigné(e),
[a quitté l'organisation / a changé de fonctions / n'est plus disponible];
4. M./Mme [Nom du nouveau représentant], [Titre/Poste], possède les
compétences, l'autorité et la disponibilité nécessaires pour représenter
adéquatement l'organisation;
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IL EST RÉSOLU :
1. QUE M./Mme [Nom Prénom], [Titre/Poste], soit désigné(e) comme
représentant officiel de l'organisation auprès du Cercle Stratégique
de L'Alliance Boréale, avec pleins pouvoirs pour :
a) Participer aux réunions du Cercle Stratégique (trimestrielles)
b) Voter sur toutes les décisions soumises au consentement sociocratique
c) Proposer des résolutions, orientations et admissions de nouveaux membres
d) Représenter l'organisation dans les groupes de travail et comités
e) Recevoir et transmettre les communications officielles de l'Alliance
2. QUE M./Mme [Nom Prénom] soit également autorisé(e) à :
[ ] Signer des documents administratifs au nom de l'organisation (hors
contrats financiers majeurs)
[ ] Engager l'organisation dans des contributions de temps via la
Banque de Temps (maximum [X] heures/mois)
[ ] Accepter de participer à des audits pair-à-pair comme auditeur
[ ] Autre : ___________________________________________
3. QUE les coordonnées suivantes de M./Mme [Nom Prénom] soient communiquées
à L'Alliance et inscrites au Registraire :
- Courriel professionnel : _______________________
- Téléphone : _______________________
- Clé PGP publique (fingerprint) : _______________________
4. [SI CHANGEMENT DE REPRÉSENTANT]
QUE M./Mme [Ancien représentant] soit remercié(e) pour ses services
et dégagé(e) de ses responsabilités auprès de L'Alliance, effective
immédiatement;
5. QUE la présente résolution soit transmise à L'Alliance Boréale dans
les 7 jours, accompagnée d'une lettre de présentation du nouveau
représentant;
6. QUE le représentant désigné rende compte au conseil d'administration
au moins [trimestriellement/semestriellement/annuellement] des activités
et décisions prises au sein de L'Alliance.
───────────────────────────────────────────────────────────────────────
ADOPTÉE ce _____ jour de _____________ 2025.
___________________________ ___________________________
[Nom], Président(e) [Nom], Secrétaire
J'accepte ma désignation et m'engage à remplir ces fonctions avec diligence :
___________________________ Date : __________
[Nom du représentant désigné]
Signature
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6. Modèle 5 : Résolution de Retrait de L'Alliance
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RÉSOLUTION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION
[NOM LÉGAL DE L'ORGANISATION]
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RÉSOLUTION N° : CA-2025-___
OBJET : Résiliation du Contrat d'Adhésion à L'Alliance Boréale
DATE : Le _____ jour de _____________ 2025
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ATTENDU QUE :
1. L'organisation est membre de L'Alliance Boréale depuis le [date
d'adhésion];
2. Selon l'article 15.2 du Contrat d'Adhésion, tout membre peut résilier
son adhésion moyennant un préavis de 30 jours (ou 7 jours durant la
période de probation);
3. L'organisation a déterminé que [CHOISIR L'UNE DES RAISONS CI-DESSOUS
OU ÉCRIRE LA VÔTRE] :
[ ] Les bénéfices de l'adhésion ne justifient plus les coûts et efforts
[ ] L'organisation change de stratégie technologique
[ ] L'organisation fusionne avec une autre entité non-membre
[ ] Des contraintes financières nécessitent la réduction des dépenses
[ ] Des désaccords persistants avec la gouvernance de l'Alliance
[ ] Autre raison : ___________________________________________
4. L'organisation souhaite se retirer de manière ordonnée et respectueuse
de ses obligations;
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IL EST RÉSOLU :
1. QUE l'organisation résilie son adhésion à L'Alliance Boréale, avec
effet au [date effective = date de la résolution + 30 jours] (ou
[date + 7 jours] si durant la période de probation);
2. QUE la présente résolution soit notifiée par écrit au Cercle Stratégique
de L'Alliance (legal@alliance-boreale.ca) dans les 7 jours suivant son
adoption;
3. QUE l'organisation s'engage à respecter ses obligations de transition
prévues à l'article 15.5 du Contrat d'Adhésion, notamment :
a) Retirer immédiatement tout usage du Label Boréal et du logo Alliance
b) Cesser toute représentation comme membre de l'Alliance
c) Maintenir les services critiques (DNS, VPN) durant 30 jours pour
permettre la transition
d) Transférer les zones DNS vers de nouveaux serveurs secondaires si
nécessaire
e) Restituer les accès aux outils partagés (Forge, Registraire en écriture)
f) Régler toute cotisation ou dette en souffrance
4. QUE l'organisation demande la libération du bloc IPv4 alloué (10.[N].0.0/16)
après un délai de [90 jours / immédiatement / selon entente], permettant
le reséquençage de ses réseaux internes;
5. QUE l'organisation demande [CHOISIR UNE OPTION] :
[ ] L'export de sa fiche du Registraire (format YAML)
[ ] L'anonymisation de ses contributions collectives
[ ] La suppression de toutes ses données personnelles (sous réserve
des obligations légales de conservation de 7 ans)
[ ] Le maintien de sa fiche au Registraire avec statut "exited"
(contribution à l'historique de l'Alliance)
6. QUE M./Mme [Nom Prénom], [Titre], soit autorisé(e) à coordonner la
transition avec l'Alliance et à signer tous documents nécessaires à
la résiliation ordonnée;
7. QUE, malgré le retrait, l'organisation conserve un excellent souvenir
de sa collaboration avec L'Alliance Boréale et demeure ouverte à de
futures collaborations [OPTIONNEL - à supprimer si retrait conflictuel].
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ADOPTÉE ce _____ jour de _____________ 2025.
___________________________ ___________________________
[Nom], Président(e) [Nom], Secrétaire
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7. Modèle 6 : Résolution de Contestation et Médiation
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RÉSOLUTION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION
[NOM LÉGAL DE L'ORGANISATION]
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RÉSOLUTION N° : CA-2025-___
OBJET : Contestation d'une Décision de L'Alliance et Demande de Médiation
DATE : Le _____ jour de _____________ 2025
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ATTENDU QUE :
1. L'organisation est membre actif de L'Alliance Boréale;
2. [DÉCRIRE LA SITUATION CONTESTÉE, PAR EXEMPLE] :
Le Cercle Éthique & Conformité a [suspendu le label / refusé l'attribution
du label Or / imposé des conditions jugées excessives / etc.] selon sa
décision du [date] (Décision ID: 2025-[NNN]);
OU
L'organisation a été mise en demeure par l'Alliance pour [motif] le [date],
avec menace de résiliation pour motif grave;
OU
Un conflit est survenu avec [un autre membre / le Cercle Opérationnel]
concernant [décrire le conflit];
3. L'organisation conteste cette décision pour les motifs suivants :
[énumérer les motifs de contestation de façon factuelle et argumentée];
4. Selon l'article 16.1 du Contrat d'Adhésion, les parties s'engagent à
privilégier le règlement amiable, puis la médiation avant tout recours
à l'arbitrage ou aux tribunaux;
5. L'organisation souhaite résoudre ce différend de bonne foi, dans l'intérêt
de toutes les parties et de la pérennité de l'Alliance;
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IL EST RÉSOLU :
1. QUE l'organisation conteste formellement la décision [numéro/description]
de [instance de l'Alliance] et demande sa révision;
2. QUE les motifs de contestation détaillés ci-dessous soient communiqués
par écrit à [L'Alliance / le Cercle concerné] dans les 7 jours :
[DÉVELOPPER ICI LES MOTIFS DE CONTESTATION - soyez factuels, précis,
et proposez des solutions]
3. QUE l'organisation demande l'ouverture d'une période de discussion
directe de 14 jours, conformément à l'article 16.1.a du Contrat, pour
tenter de résoudre le différend à l'amiable;
4. QUE, si la discussion directe échoue, l'organisation demande formellement
la médiation par un médiateur neutre, selon les modalités suivantes :
- Médiateur proposé : [Nom d'un membre neutre de l'Alliance OU médiateur
externe professionnel]
- Durée maximale : 30 jours
- Coûts : Partagés 50/50 entre l'organisation et l'Alliance
- Confidentialité : Stricte (discussions de médiation non publiées)
5. QUE M./Mme [Nom Prénom], [Titre], soit autorisé(e) à représenter
l'organisation dans toutes les étapes de résolution du différend
(discussion, médiation, arbitrage si nécessaire);
6. QUE l'organisation s'engage à négocier de bonne foi et à considérer
sérieusement toutes les solutions de compromis proposées;
7. QUE, si la médiation échoue, le conseil se réserve le droit de soumettre
le différend à l'arbitrage selon l'article 16.2 du Contrat (règles de
l'Institut d'Arbitrage du Québec);
8. QUE, durant toute la période de résolution du différend, l'organisation
continue de respecter ses obligations contractuelles (paiements,
disponibilité des services, etc.), sauf si celles-ci font précisément
l'objet du litige.
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ADOPTÉE ce _____ jour de _____________ 2025.
___________________________ ___________________________
[Nom], Président(e) [Nom], Secrétaire
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8. Modèle 7 : Résolution d'Approbation de Contribution (Code/Outils)
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RÉSOLUTION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION
[NOM LÉGAL DE L'ORGANISATION]
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RÉSOLUTION N° : CA-2025-___
OBJET : Contribution de Code/Outils à L'Alliance Boréale (Licences Libres)
DATE : Le _____ jour de _____________ 2025
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ATTENDU QUE :
1. L'organisation a développé [décrire l'outil/code : playbook Ansible,
dashboard Grafana, script d'automatisation, module, etc.] dans le cadre
de ses opérations internes;
2. Cet outil pourrait bénéficier à l'ensemble des membres de L'Alliance
Boréale et faciliter l'atteinte des objectifs de conformité, résilience
et coopération;
3. Selon l'article 10.1 du Contrat d'Adhésion, toute contribution de code
ou d'outil à l'Alliance doit être publiée sous licence libre (MIT,
Apache 2.0, GPL-3.0, AGPL-3.0 pour le code; CC-BY-SA, CC-BY pour la
documentation);
4. L'organisation souhaite contribuer cet outil à la communauté Alliance
Boréale tout en conservant la propriété intellectuelle et l'attribution
de paternité;
5. Cette contribution permettra à l'organisation d'obtenir des crédits
dans la Banque de Temps de l'Alliance, valorisables pour réduire la
cotisation annuelle ou échanger contre des services d'autres membres;
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IL EST RÉSOLU :
1. QUE l'organisation autorise la publication de [nom de l'outil/code]
dans le dépôt commun de L'Alliance Boréale, hébergé sur la Forge
fédérée (forge.alliance-boreale.ca);
2. QUE cet outil soit publié sous la licence libre suivante :
[ ] MIT License (permissive, permet usage commercial)
[ ] Apache License 2.0 (permissive avec clauses sur les brevets)
[ ] GNU GPL v3.0 (copyleft, dérivés doivent être libres)
[ ] GNU AGPL v3.0 (copyleft fort, inclut usage réseau)
[ ] Creative Commons BY-SA 4.0 (pour documentation)
3. QUE l'organisation conserve la propriété intellectuelle (droit d'auteur)
et que la paternité soit clairement attribuée dans tous les fichiers :
Copyright (c) 2025 [Nom de l'organisation] Licensed under [nom de la licence]
4. QUE l'organisation soit créditée de [estimer les heures de développement]
heures dans la Banque de Temps de l'Alliance pour cette contribution,
soit [montant] crédits;
5. QUE l'organisation autorise L'Alliance et ses membres à :
a) Utiliser l'outil pour leurs propres opérations (usage interne)
b) Modifier, adapter et améliorer l'outil (selon les termes de la licence)
c) Redistribuer l'outil original et les versions modifiées (selon licence)
d) Créer des œuvres dérivées (selon licence)
6. QUE l'organisation NE fournit AUCUNE GARANTIE sur l'outil (fourni "tel
quel") et ne peut être tenue responsable de dysfonctionnements, bugs
ou dommages résultant de son utilisation (clause de non-responsabilité
standard des licences libres);
7. QUE l'organisation s'engage à :
[ ] Maintenir l'outil (corrections de bugs, mises à jour) durant
[durée : 1 an / 2 ans / indéfiniment / aucune obligation]
[ ] Fournir une documentation minimale (README, exemples d'utilisation)
[ ] Répondre aux questions des autres membres via les canaux de l'Alliance
(best effort, sans garantie de délai)
[ ] Aucune obligation de maintenance (contribution ponctuelle)
8. QUE M./Mme [Nom Prénom], [Titre - ex: Directeur technique], soit
autorisé(e) à effectuer toutes les démarches nécessaires à la publication
de l'outil sur la Forge de l'Alliance.
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ADOPTÉE ce _____ jour de _____________ 2025.
___________________________ ___________________________
[Nom], Président(e) [Nom], Secrétaire
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9. Modèle 8 : Résolution d'Allocation Budgétaire pour Conformité
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RÉSOLUTION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION
[NOM LÉGAL DE L'ORGANISATION]
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RÉSOLUTION N° : CA-2025-___
OBJET : Allocation Budgétaire pour Mise en Conformité - Label Alliance Boréale
DATE : Le _____ jour de _____________ 2025
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ATTENDU QUE :
1. L'organisation est membre de L'Alliance Boréale et détient actuellement
le label [Bronze/Argent/Or/Probation];
2. Un audit pair-à-pair effectué par [nom du membre auditeur] le [date]
a révélé des lacunes dans les domaines suivants :
- [Domaine 1] : Score [X]/5 - Lacunes : [décrire]
- [Domaine 2] : Score [X]/5 - Lacunes : [décrire]
- [Domaine 3] : Score [X]/5 - Lacunes : [décrire]
3. Pour atteindre le label [niveau visé], l'organisation doit implémenter
les améliorations suivantes :
a) [Amélioration 1 - ex: Déploiement solution MFA pour admins]
b) [Amélioration 2 - ex: Mise en œuvre sauvegardes 3-2-1]
c) [Amélioration 3 - ex: Rédaction politique de rétention des données]
d) [etc.]
4. Ces améliorations nécessitent des investissements en :
- Équipements/logiciels : [montant estimé] $
- Services professionnels (consultants, auditeurs) : [montant] $
- Formation du personnel : [montant] $
- Temps interne (personnel existant) : [nombre] heures
TOTAL ESTIMÉ : [montant] $
5. Ces investissements amélioreront non seulement le label Alliance, mais
également la posture globale de sécurité, conformité et résilience de
l'organisation;
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IL EST RÉSOLU :
1. QUE l'organisation approuve un budget de [montant] $ (plus taxes) pour
la mise en conformité et l'amélioration du label Alliance Boréale;
2. QUE ce budget soit réparti comme suit :
Poste budgétaire Montant
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Équipements (serveurs, stockage, etc.) [____] $
Licences logicielles (si applicable) [____] $
Services professionnels (consultants, audit) [____] $
Formation et certification du personnel [____] $
Temps interne (heures supplémentaires si req) [____] $
Contingence (10%) [____] $
───────────────────────────────────────────────────────
TOTAL [____] $
3. QUE ce budget soit prélevé sur [poste budgétaire existant / nouvelle
ligne budgétaire / réserve / etc.];
4. QUE M./Mme [Nom Prénom], [Titre - ex: Directeur des opérations], soit
autorisé(e) à engager les dépenses approuvées selon les besoins et
priorités identifiés dans le plan d'action;
5. QUE les améliorations soient implémenter selon le calendrier suivant :
- [Amélioration 1] : D'ici [date]
- [Amélioration 2] : D'ici [date]
- [Amélioration 3] : D'ici [date]
- Audit de suivi : [date] (pour validation)
6. QUE M./Mme [Nom Prénom] rende compte au conseil trimestriellement de
l'avancement du plan et de l'utilisation du budget;
7. QUE, une fois les améliorations complétées, l'organisation demande un
audit de recertification pour obtenir le label [niveau visé].
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ADOPTÉE ce _____ jour de _____________ 2025.
___________________________ ___________________________
[Nom], Président(e) [Nom], Trésorier(ère)
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10. Modèle 9 : Résolution de Modification du Représentant Légal
(Voir Modèle 4 ci-dessus - couvre déjà ce cas)
11. Modèle 10 : Résolution d'Autorisation d'Audit
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RÉSOLUTION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION
[NOM LÉGAL DE L'ORGANISATION]
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RÉSOLUTION N° : CA-2025-___
OBJET : Autorisation d'Audit Pair-à-Pair par un Membre de L'Alliance
DATE : Le _____ jour de _____________ 2025
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ATTENDU QUE :
1. L'organisation est membre actif de L'Alliance Boréale et détient le
label [Bronze/Argent/Or/Platine];
2. Selon le Cadre de Conformité, chaque membre doit se soumettre à un
audit pair-à-pair [annuel / semestriel selon niveau de label] pour
valider le maintien de sa conformité;
3. Le Cercle Éthique & Conformité a désigné [Nom du membre auditeur]
(membre ID: [xxx-NNN]) pour effectuer l'audit de l'organisation,
prévu le [date] ou la semaine du [dates];
4. L'audit nécessitera :
a) Accès en lecture seule à certains systèmes et configurations
b) Consultation de documents (politiques, procédures, logs, rapports)
c) Entrevues avec le personnel clé (IT, sécurité, conformité)
d) Tests de vérification (sauvegardes, restauration, réponse incident)
e) Durée estimée : [1-5 jours] selon la complexité
5. L'organisation souhaite collaborer de bonne foi pour faciliter l'audit
et démontrer sa conformité aux standards de l'Alliance;
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IL EST RÉSOLU :
1. QUE l'organisation accepte de se soumettre à l'audit pair-à-pair effectué
par [Nom du membre auditeur] durant la période du [dates];
2. QUE M./Mme [Nom Prénom], [Titre - ex: Responsable sécurité], soit
désigné(e) comme point de contact principal pour coordonner l'audit
avec l'auditeur;
3. QUE l'organisation autorise l'auditeur à :
a) Accéder en lecture seule aux systèmes suivants : [lister les systèmes
- ex: serveurs Proxmox, PowerDNS, Keycloak, dashboards monitoring]
b) Consulter les documents de conformité (politiques, procédures, DPIA,
registres de traitements, etc.)
c) Examiner les journaux de sécurité et d'opérations (logs)
d) Interviewer les membres du personnel technique
e) Effectuer des tests de validation (ex: tentative de restauration
d'une sauvegarde sur environnement de test)
4. QUE l'organisation s'engage à :
a) Fournir toutes les preuves de conformité demandées dans un délai
raisonnable (72 heures maximum)
b) Faciliter les accès techniques nécessaires (VPN temporaire, comptes
lecture seule, etc.)
c) Répondre aux questions de l'auditeur de manière complète et honnête
d) Ne pas entraver le processus d'audit
5. QUE l'organisation demande à l'auditeur de respecter :
a) La confidentialité stricte de toutes les informations révélées durant
l'audit (clause de non-divulgation implicite - article 11.2 du Contrat)
b) Les heures ouvrables de l'organisation pour minimiser les perturbations
c) Le principe du moindre privilège (accès minimaux nécessaires)
6. QUE, à l'issue de l'audit, l'organisation :
a) Révoque immédiatement tous les accès temporaires accordés
b) Reçoive un rapport d'audit complet avec scores, preuves et recommandations
c) Ait 14 jours pour commenter le rapport avant sa finalisation
d) Puisse contester des conclusions erronées selon la procédure de l'Alliance
7. QUE l'organisation s'engage à implémenter les recommandations d'amélioration
dans les délais convenus avec l'auditeur (habituellement 30 à 90 jours
selon criticité);
8. QUE le conseil autorise le paiement de [montant si applicable -
habituellement GRATUIT car pair-à-pair via Banque de Temps] pour les
frais d'audit.
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ADOPTÉE ce _____ jour de _____________ 2025.
___________________________ ___________________________
[Nom], Président(e) [Nom], Secrétaire
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12. Checklist de Conformité des Résolutions
Avant de considérer une résolution comme valide et exécutoire, vérifiez :
✅ Éléments obligatoires
- Nom légal complet de l'organisation (tel que figurant au Registraire des entreprises)
- Numéro d'enregistrement (NEQ au Québec ou équivalent)
- Date complète de la résolution (jour, mois, année)
- Lieu de la réunion (adresse ou mention "par visioconférence")
- Numéro séquentiel de résolution (ex: CA-2025-004)
- Objet clair décrivant la décision
- Présences : Liste des administrateurs présents (vérifier quorum atteint)
- Absences : Liste des administrateurs absents avec motifs si pertinents
- Clause "ATTENDU QUE" exposant le contexte et les faits
- Clause "IL EST RÉSOLU" contenant la ou les décisions claires et actionnables
- Résultat du vote : Unanimité ou majorité (X pour, Y contre, Z abstentions)
- Signature du président du conseil d'administration
- Signature du secrétaire du conseil d'administration
- Date de signature (peut être différente de la date de la réunion si signature différée)
✅ Éléments recommandés
- Certification conforme par le secrétaire (mention "Certifiée conforme" + signature)
- Sceau corporatif (si l'organisation en possède un)
- Numérotation des pages (Page X de Y)
- En-tête/pied de page avec nom organisation et type de document
- Pièces jointes listées et annexées (si applicable)
✅ Vérifications légales
- Quorum atteint : Vérifier les règlements internes pour le quorum requis (habituellement majorité des administrateurs)
- Majorité respectée : Vérifier si décision requiert majorité simple, 2/3, ou unanimité selon les statuts
- Pouvoirs des signataires : Vérifier que les signataires ont autorité (président, secrétaire élus)
- Conformité aux statuts : Vérifier que la décision ne contrevient pas aux statuts constitutifs ou règlements
- Autorisations préalables : Vérifier si approbation des membres/actionnaires requise (coopératives, OBNL)
✅ Vérifications spécifiques Alliance Boréale
- Conformité au Contrat d'Adhésion : Vérifier que la résolution respecte les termes du contrat
- Références correctes : Articles cités (ex: "article 15.2") existent et sont pertinents
- Délais respectés : Si la résolution impose un délai (ex: notification sous 7 jours), s'assurer de la faisabilité
- Montants exacts : Vérifier que cotisations et montants correspondent à la grille tarifaire actuelle
- Contacts à jour : Vérifier que courriels et contacts mentionnés sont actuels
13. Conservation et Archivage
13.1 Obligations légales
Au Québec, les résolutions doivent être conservées selon la loi applicable :
| Type d'organisation | Durée de conservation | Lieu |
|---|---|---|
| Corporation (LSA) | Indéfiniment (registre permanent) | Siège social |
| Coopérative | 6 ans minimum (pratique : indéfiniment) | Siège social |
| OBNL (Partie III) | Indéfiniment (registre permanent) | Siège social |
13.2 Bonnes pratiques
Format:
- Original papier signé conservé physiquement (classeur sécurisé)
- Copie numérique scannée en PDF (signature visible)
- Backup de la copie numérique (serveur + cloud chiffré)
Organisation:
- Registre des résolutions : Livre relié ou classeur dédié, chronologique
- Numérotation séquentielle : CA-2025-001, CA-2025-002, etc.
- Index annuel : Table des matières listant toutes les résolutions de l'année
- Catégorisation : Par sujet (finances, RH, contrats, gouvernance, etc.)
Sécurité:
- Accès restreint : Seuls administrateurs, dirigeants et auditeurs autorisés
- Protection physique : Coffre-fort ou armoire verrouillée pour originaux
- Protection numérique : Chiffrement des copies électroniques, backups
- Traçabilité : Journal des consultations du registre
13.3 Transmission à L'Alliance
Pour les résolutions devant être communiquées à L'Alliance (adhésion, label, retrait, etc.) :
Délai : Généralement 7 jours suivant l'adoption
Format :
- PDF signé (scan de l'original)
- Copie certifiée conforme par le secrétaire
- Pièces jointes requises (certificat de statut, etc.)
Envoi :
- Courriel : legal@alliance-boreale.ca
- Objet : "Résolution CA-2025-[NNN] - [Objet] - [Nom organisation]"
- Copie au coordinateur et au Cercle concerné
Accusé de réception :
- Confirmer réception sous 5 jours ouvrables
- L'Alliance verse la résolution dans le Registraire (répertoire
governance/members/[id]/resolutions/)
14. FAQ Juridique
Q1 : Est-ce qu'une résolution écrite circulaire a la même valeur qu'une résolution adoptée en réunion ?
R : Oui, au Québec, selon la Loi sur les sociétés par actions (article 123) et la Loi sur les coopératives (article 76), une résolution signée par TOUS les administrateurs a la même valeur qu'une résolution adoptée en réunion. C'est pratique et légal.
Attention : Les coopératives ont parfois des exigences supplémentaires dans leurs règlements internes. Vérifiez vos règlements.
Q2 : Combien d'administrateurs doivent signer une résolution ?
R :
- Résolution en réunion : Président + Secrétaire (minimum 2 signatures)
- Résolution écrite circulaire : TOUS les administrateurs (si un seul manque, elle est invalide)
Q3 : Peut-on adopter une résolution par courriel ou Slack ?
R : Techniquement oui, si TOUS les administrateurs confirment par écrit (courriel valable), mais ce n'est pas recommandé pour des raisons de traçabilité. Mieux vaut :
- Rédiger la résolution formelle
- Envoyer par courriel pour commentaires
- Faire signer physiquement ou électroniquement (signature électronique valide selon Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information)
Q4 : Qu'arrive-t-il si on oublie d'adopter une résolution pour une action importante (ex: signature du contrat Alliance) ?
R : L'action peut être ratifiée rétroactivement par résolution du CA. Exemple :
IL EST RÉSOLU :
QUE toutes les actions prises par M./Mme [Nom] relativement à l'adhésion
à L'Alliance Boréale, incluant mais sans s'y limiter la signature du
Contrat d'Adhésion le [date], soient et demeurent ratifiées, confirmées
et approuvées dans leur intégralité.
Attention : À éviter si possible. Certaines résolutions doivent être préalables (ex: emprunt bancaire).
Q5 : Une résolution peut-elle être annulée ou modifiée après adoption ?
R : Oui, par une nouvelle résolution explicite qui révoque l'ancienne. Exemple :
IL EST RÉSOLU :
QUE la résolution n° CA-2025-008 adoptée le [date] concernant [objet]
soit révoquée et demeure sans effet à compter de ce jour.
Attention : Si la résolution a déjà produit des effets (ex: signature d'un contrat), la révocation n'annule pas automatiquement le contrat. Il faudra procéder selon les termes du contrat (ex: résiliation avec préavis).
Q6 : Faut-il une résolution pour chaque petite décision opérationnelle ?
R : Non. Les résolutions sont pour les décisions importantes qui lient l'organisation juridiquement ou financièrement :
- Signature de contrats majeurs
- Engagements financiers significatifs
- Adhésion à des organisations
- Changements de dirigeants
- Modifications aux statuts/règlements
Les décisions opérationnelles courantes (ex: achat d'un ordinateur de 2000 $) relèvent des pouvoirs délégués aux dirigeants et n'exigent pas de résolution du CA, sauf si vos règlements internes l'exigent.
Q7 : Peut-on avoir une résolution "générale" autorisant le président à "faire ce qui est nécessaire" ?
R : Déconseillé. Les résolutions doivent être spécifiques et actionnables. Une résolution trop vague peut être contestée. Préférer :
❌ Mauvais : "Que le président fasse tout ce qui est nécessaire."
✅ Bon : "Que le président soit autorisé à signer le Contrat d'Adhésion v1.0 avec L'Alliance Boréale, ainsi que tous avenants et documents connexes nécessaires à l'adhésion."
Q8 : Les résolutions doivent-elles être rédigées en français au Québec ?
R : Non, il n'y a pas d'obligation légale de rédiger les résolutions en français (contrairement aux contrats de consommation ou de travail). Cependant, par cohérence avec le Contrat d'Adhésion (en français), il est recommandé de rédiger les résolutions en français.
Les traductions anglaises sont acceptables pour des organisations bilingues, mais la version française devrait prévaloir en cas de divergence.
Q9 : Qui peut consulter le registre des résolutions ?
R :
- Administrateurs : Oui, toujours
- Membres/actionnaires : Oui (sauf résolutions confidentielles - rare)
- Auditeurs externes : Oui, dans le cadre de leur mandat
- Autorités gouvernementales : Oui, sur demande légale (REQ, ARC, etc.)
- Tiers (ex: créanciers) : Non, sauf ordonnance de tribunal ou consentement du CA
Q10 : Combien coûte une résolution mal rédigée ou invalide ?
R : Ça dépend des conséquences :
- Conséquences mineures : Refaire la résolution correctement (temps perdu)
- Conséquences moyennes : Retard dans une transaction, perte de crédibilité
- Conséquences majeures : Contrat invalidé, responsabilité personnelle des administrateurs, amendes si non-conformité légale
Coût de prévention : 200-500 pour faire réviser les résolutions importantes par un avocat. **Coût de correction** : 2000-10000 si litige ou invalidation.
📎 Annexes
Annexe A : Exemple de Page de Garde du Registre
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REGISTRE DES RÉSOLUTIONS
DU CONSEIL D'ADMINISTRATION
[NOM LÉGAL DE L'ORGANISATION]
NEQ : [______]
Exercice Financier
[Date début] - [Date fin]
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CONSERVATION OBLIGATOIRE AU SIÈGE SOCIAL
Lieu de conservation : [Adresse complète du siège social]
Responsable de la tenue du registre : [Nom du secrétaire corporatif]
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TABLE DES MATIÈRES
Résolution N° Date Objet
─────────────────────────────────────────────────────────────────────
CA-2025-001 10 jan 2025 Approbation budget 2025
CA-2025-002 15 jan 2025 Adhésion Alliance Boréale
CA-2025-003 20 fév 2025 Désignation représentant Alliance
CA-2025-004 15 mar 2025 Demande label Bronze
...
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Annexe B : Modèle de Certification Conforme
CERTIFICATION CONFORME
Je soussigné(e), [Nom Prénom], secrétaire du conseil d'administration de
[Nom légal de l'organisation], certifie que la présente résolution est une
copie conforme de la résolution n° CA-2025-[NNN] adoptée par le conseil
d'administration lors de sa réunion du [date] / par résolution écrite
circulaire datée du [date], et qu'elle demeure en vigueur à ce jour sans
avoir été modifiée, révoquée ou remplacée.
EN FOI DE QUOI, j'ai signé à [ville], Québec, ce [date].
___________________________________
[Nom Prénom]
Secrétaire du conseil d'administration
[Sceau corporatif]
🎓 Ressources Complémentaires
Lois et règlements (Québec)
- Loi sur les sociétés par actions (LSA) : RLRQ c. S-31.1
- Loi sur les coopératives : RLRQ c. C-67.2
- Loi sur les compagnies (Partie III - OBNL) : RLRQ c. C-38
- Code civil du Québec : Livre 1 - Des personnes
Guides pratiques
- Registraire des entreprises du Québec (REQ)
- Guide de gouvernance - Autorité des marchés financiers
- Centre d'aide aux entreprises (CAE)
Modèles officiels
- Résolutions types : Éducaloi, Chambre de commerce, CLD locaux
Conseils professionnels
Pour toute question juridique complexe, consulter :
- Avocat spécialisé en droit corporatif
- Notaire (pour authentification si requise)
- Comptable/CPA (pour aspects fiscaux)
FIN DU DOCUMENT 11
Établi à Saint-Bruno-de-Montarville, Québec, Canada
Le 20 octobre 2025
Par L'Alliance Boréale
« Parce que les grandes décisions méritent d'être bien documentées. »
Version : 1.0
Licence : CC-BY-SA 4.0 (modèles réutilisables)
Maintenu par : L'Alliance Boréale - Cercle Opérationnel
Contact : legal@alliance-boreale.ca