Ce manuel explique les processus de l'application en langage d'usage. Il ne remplace pas les traditions, les procédures du groupe ou la conscience de groupe; il décrit comment l'application aide à les appliquer.
L'application sert à garder ensemble les informations courantes du groupe :
- les rencontres hebdomadaires;
- les assemblées d'affaires;
- les propositions, décisions, nominations et contributions;
- les collectes, dépenses, réserves et rapports de trésorerie;
- les membres, postes, mandats et permissions;
- la littérature, les jetons, les événements et les rapports.
Chaque membre voit les sections auxquelles il a accès selon ses postes actifs. Un membre peut consulter plusieurs informations du groupe. Les actions qui modifient la vie du groupe ou les finances sont réservées aux membres autorisés, généralement les postes exécutifs.
Le compte `Sysadmin` sert à l'administration initiale et aux interventions exceptionnelles. Il a tous les accès.
Si la connexion échoue, vérifier l'identifiant, le PIN et le groupe sélectionné. En navigation privée, la session ne réutilise pas les anciens caches ou anciennes données du navigateur.
Un membre peut aussi choisir les types de changements pour lesquels il souhaite être notifié, lorsque les notifications sont disponibles sur son appareil.
Le profil explique aussi quelles données personnelles sont conservées et pourquoi. Il affiche les postes actifs du membre et les modules visibles afin que chacun puisse comprendre d'où viennent ses accès.
Les notifications push sont optionnelles. Le membre choisit les catégories de changements qui l'intéressent depuis son profil. Les notifications dépendent aussi du navigateur, du téléphone et de l'autorisation donnée par l'utilisateur.
La page `Rencontres` sert aux activités de la rencontre hebdomadaire. Les rencontres sont présentées sous forme de tuiles. Une tuile fermée montre l'essentiel : date, heure, sujet et animation. En l'ouvrant, les boutons liés à cette rencontre apparaissent.
La page `Assemblées` sert aux assemblées d'affaires. Les assemblées sont aussi présentées sous forme de tuiles. Chaque assemblée regroupe les présences, l'ordre du jour, le rapport du trésorier, les décisions, les contributions, les postes à pourvoir et le rapport PDF.
Les dates offertes respectent le jour de réunion configuré dans les paramètres du groupe. Les dates sont présentées de manière à éviter de choisir accidentellement une mauvaise année.
La collecte suit ensuite son processus de confirmation et de réception par le trésorier. Lorsque le trésorier accuse réception, la transaction utilise la date de la collecte.
Les remises de jetons et les gâteaux servent aux statistiques et à la mémoire du groupe. Elles ne retirent pas automatiquement de jetons de l'inventaire. Seules les ventes de jetons affectent l'inventaire.
Chaque tuile de rencontre offre un bouton `Rapport PDF`. Le rapport est destiné à être imprimé au format lettre. Il rassemble les informations associées à la rencontre.
Les dates offertes respectent les paramètres du groupe : jour de réunion et rang de l'assemblée mensuelle, par exemple première, deuxième, troisième, quatrième ou dernière réunion du mois.
Le bouton `Rapport PDF` produit le procès-verbal et le rapport imprimable de l'assemblée. Le rapport PDF est le document officiel à consulter ou imprimer.
L'application peut préparer un texte d'invitation à copier-coller. Ce texte contient un lien invité donnant accès à la page de l'assemblée en lecture seule.
Avant de décider les contributions, le groupe doit adopter le rapport du trésorier.
1. Ouvrir la tuile de l'assemblée.
2. Appuyer sur `Rapport trésorier`.
3. Choisir un proposeur.
4. Choisir un secondeur.
5. Ajouter une correction ou une note si nécessaire.
6. Appuyer sur `Adopter le rapport`.
Une fois adopté, le rapport est cristallisé : il devient l'historique consultable et imprimable de la période concernée.
### Donner au suivant
Les contributions se décident pendant l'assemblée d'affaires.
1. Le rapport du trésorier doit d'abord être adopté.
2. Ouvrir la section `Donner au suivant`.
3. Choisir le destinataire.
4. Saisir le montant.
5. Choisir la méthode, par exemple chèque ou virement.
6. Choisir le proposeur et le secondeur.
7. Créer l'envoi.
L'application crée alors une décision de type `Contribution`. La contribution devient un engagement financier. Elle ne modifie pas le solde bancaire tant que le trésorier ne confirme pas le débit dans la trésorerie.
Le destinataire `District 87-16` existe par défaut et ne peut pas être supprimé.
### Postes à pourvoir pendant l'assemblée
La section `Postes à pourvoir` affiche les postes vacants.
Pour un poste vacant, un membre peut :
- postuler lui-même;
- proposer un autre membre, si l'interface lui en donne le droit.
Une nomination exige une décision du groupe. Elle demande un proposeur et un secondeur. Une nomination adoptée reçoit un numéro de type `NOM`.
### Décisions pendant l'assemblée
La section `Décisions` permet de travailler les propositions.
Un membre peut soumettre une proposition avec un objet et des détails. Une proposition n'a pas de type au départ.
Le cycle normal est :
1. proposition soumise;
2. proposition secondée;
3. adoption ou rejet par l'exécutif selon la décision du groupe.
Pour adopter une proposition comme résolution, l'exécutif doit renseigner :
-`ÉTANT DONNÉ QUE`;
-`LE GROUPE A DÉCIDÉ DE`.
Pour rejeter une proposition, l'exécutif doit aussi renseigner `ÉTANT DONNÉ QUE`, afin de conserver la raison historique du rejet.
Une résolution adoptée reçoit un numéro de type `RES`.
## 6. Gouvernance et décisions
Le module `Gouvernance` présente les décisions du groupe.
### Soumettre une proposition
1. Aller dans `Gouvernance` ou dans la section `Décisions` d'une assemblée.
2. Saisir l'objet de la proposition.
3. Ajouter les détails nécessaires.
4. Soumettre.
L'objet est obligatoire. Les détails servent à comprendre l'intention.
### Seconder une proposition
Un membre peut appuyer une proposition avec le bouton `Je seconde`. Un exécutif peut aussi seconder pour un autre membre depuis une liste déroulante.
Un membre ne doit normalement pas seconder sa propre proposition. Le compte `Sysadmin` peut le faire pour des interventions administratives ou de démonstration.
### Transformer en décision
Une proposition secondée peut devenir une décision du groupe. Les types de décisions sont :
-`Résolution`, préfixe `RES`;
-`Nomination`, préfixe `NOM`;
-`Contribution`, préfixe `DON`.
Les nominations et contributions sont des décisions du groupe avec leurs propres processus.
### Historique
L'historique des résolutions permet de consulter les décisions adoptées et leurs détails. Les rapports PDF de résolutions présentent les décisions prises en groupe.
## 7. Trésorerie
Le module `Trésorerie` est consultable par les membres selon les permissions. Les actions de modification sont réservées au trésorier ou aux exécutifs.
Le montant de l'encaisse est considéré disponible. Le solde disponible n'est pas une réserve : il correspond au solde bancaire moins les réserves et engagements.
### Résultats
La page `Résultats` présente l'état des résultats pour un mois choisi :
- revenus;
- charges;
- excédent ou déficit.
Le bouton `Rapport PDF` produit le rapport mensuel. Le rapport PDF utilise l'état des résultats du mois précédent et les positions de trésorerie en date du dernier jour du mois précédent.
Le droit à l'oubli est distinct de la désactivation. Il conserve l'ID et le prénom pour préserver l'historique, mais efface ou neutralise les autres renseignements personnels et empêche toute réactivation du compte.
Le compte `Sysadmin` est protégé contre la désactivation et le droit à l'oubli.
Le compte `Sysadmin` peut impersonifier un membre pour diagnostiquer, corriger ou démontrer une situation. Les actions restent journalisées avec l'information d'impersonification.
Les ventes sont saisies lors d'une rencontre. Une vente diminue l'inventaire et crée un montant à remettre au trésorier. Lorsque le trésorier reçoit l'argent, l'encaisse est mise à jour.
Les remises de jetons servent aux statistiques. Les ventes de jetons affectent l'inventaire. Les commandes suggérées s'appuient sur l'utilisation récente.
Le module `Mode papier` offre des formulaires vierges imprimables pour :
- rencontre hebdomadaire;
- assemblée d'affaires;
- trésorerie.
Ces formulaires servent de plan de secours. Ils permettent de continuer les activités du groupe si l'application ou le réseau ne sont pas disponibles, puis de ressaisir les données plus tard.
### Principes d'utilisation
Le module `Principes d'utilisation` rappelle que l'application est un outil de service. Elle soutient le groupe, mais ne remplace pas la conscience de groupe, la discussion ni les processus papier lorsque nécessaires.
Le journal conserve les actions modificatrices faites dans l'application.
Il aide à répondre aux questions :
- qui a fait quoi;
- quand l'action a été faite;
- depuis quel chemin de l'application;
- avec quel résultat technique.
Le journal présente deux niveaux : l'historique métier, qui explique les changements importants en langage courant, et le journal technique, qui montre les appels API enregistrés.
Les consultations simples ne sont pas journalisées comme actions modificatrices. Le journal est réservé aux exécutifs.
Tous les modules ne sont pas équivalents en journalisation. Les actions techniques sont enregistrées largement par l'API. L'historique métier détaillé, avec raison et valeurs avant/après, existe pour les processus sensibles déjà instrumentés : trésorerie, réserves, collectes, dépenses, gouvernance, procès-verbaux, rencontres, contributions, littérature et gestion des membres.
Pour éviter qu'une personne écrase sans le savoir le travail d'une autre, l'application vérifie la version de certaines données sensibles au moment de l'enregistrement :
Si une donnée a changé pendant qu'elle était ouverte à l'écran, l'application refuse l'enregistrement et demande de recharger les données. Dans ce cas, il faut revenir à la liste ou recharger la page, relire l'information à jour, puis refaire l'action si elle est encore pertinente.
Le journal permet ensuite de voir qui a effectué les changements.
Ces paramètres influencent les dates offertes dans les rencontres, assemblées et collectes. Une mauvaise configuration peut rendre certaines dates indisponibles.
## 16. Données de démonstration et remise à zéro
Le compte `Sysadmin` dispose d'actions spéciales pour l'administration :
Ces actions effacent les données courantes. Elles sont prévues pour les tests, les démonstrations ou les environnements non productifs. Elles ne doivent pas être utilisées sur une base en production sans décision explicite.
